Leverantörens vs. beställarens ansvar i webbprojekt - Svar till Per Vikström

Per Vikström tar upp ett otroligt intressant ämne: "Leverantör vs beställare i webbprojekt – vem ska leda och vems är ansvaret?" Det är en diskussion som är alldeles för underskattad!

Låt mig säga direkt: Det yttersta ansvaret för projektet ligger hos projektbeställaren. Det går inte att skylla ett misslyckat projekt på dåliga konsulter, för som projektbeställare är det ditt ansvar att ha bra konsulter. Allt annat är undanflykter och ansvarsflykt.

Dåliga projektbeställare är en mycket större orsak till misslyckade projekt än dåliga konsulter.

På engelska finns två ord: Responsibility och Accountability. Ska man hitta en vettig svensk motsvarighet så får det bli Ansvar och Yttersta ansvar. Teamet har ett gemensamt ansvar för att projektet lyckas, uppdragsgivaren och konsulten måste jobba ihop för att lyckas. Men det yttersta ansvaret ligger fortfarande på projektbeställaren. 

President Truman hade skylten "The Buck Stops Here" på sitt skrivbord. En Buck är en kniv som gamla poker-spelare stötte i bordet framför den som skulle blanda och ge, men som kunde skickas vidare om personen inte ville ta ansvaret. Trumans skylt är ett exempel på Accountability, härifrån skickas inte ansvaret vidare.


Jag gillar inte hierarkisering, utan tycker att man ska hitta så platta strukturer som möjligt och ha en ledare som är en del av teamet. Men det kvarstår alltid att det finns ett yttersta ansvar. Så här skulle jag vilja se det:

1. Projektbeställare (med stöd av styrgrupp)
2. Intern projektledare (beställare av konsulttjänster)
3. Kundansvarig hos konsultföretag (ofta konsultföretagets projektledare)

Gemensamt för alla parter tycker jag är att man måste ta ett ansvar för att förstå och sätta sig in i verksamhetsnyttan som projektet ska uppnå. Trots att man jobbar med olika specialiseringar och ska fokusera sin energi på det, så är verksamhetsnyttan som ska uppnås gemensam för alla parter.

Det här är konsulter väldigt ofta dåliga på. Självklart har konsulterna ett mycket stort ansvar för att projektet lyckas. En bra konsult ifrågasätter projektbeställaren, hjälper projektbeställaren att fatta rätt beslut och döljer inget för projektbeställaren. En bra konsult måste ha integriteten att säga till när projektbeställaren gör fel (ytterst till och med vara beredd att avsäga sig uppdraget).

Per, håller du med? Någon annan som vill dela med sig av sin syn, till exempel Erik Sjöberg, Raphael Sedin, Tobias Fors, Charlotte Grass eller Ulrika Park? Konsultchefer, beställare?

Portalhysteri hos regeringen

Det haglar in uppdrag om nya webbportaler från regeringen till myndigheterna. De senaste månaderna har mängder nya uppdrag kommit in, listan nedan visar ett axplock av de som finns redovisade i myndigheternas regleringsbrev och andra regeringsuppdrag (regleringsbreven kommer kring årsskiftet, så den här tiden på året är det förstås bitvis också en naturlig överrepresentation av nya uppdrag). Till de här finns det ytterligare uppdrag och det finns dessutom mängder webbrelaterade projekt som myndigheterna initierat själva.

Jag tycker att den här typen av uppdrag är lite problematiska, eftersom de ofta har fel utgångspunkt: Man har bestämt att göra en webbplats, men har lagt alldeles för lite tid för analys av syfte, målgrupp och eventuella alternativa lösningar. Uppdragen kring webblösningar ingår ofta som en del i ett större paket, vilket är helt okej i sig, men tyvärr ofta leder till en dålig lösning eftersom exempelvis utredningen som ingår i uppdraget blir för styrande. Fokuserar man för mycket på utredningen så missar man att fundera på användarnas/målgruppens faktiska behov och då blir det inte en bra webbplats. I många fall landar uppdragen dessutom fel i den mottagande myndigheten. Det landar på någon handläggare som jobbar med sakfrågan/utredningen och är jättebra på det, men som inte för den skull kan driva webbprojekt.


Uppdragen ställer också i många fall krav som inte är vettiga från en webbsynpunkt, det kan till exempel vara formulerat "Ta fram en portal för kvalitetsregister" med avsikten att det ska vara en självständig portallösning trots att det både ekonomiskt och från kommunikationshänseende kanske vore bättre att integrera med myndighetens befintliga webbplats.

Ett axplock regeringsuppdrag kring webbportaler, webbplatser och webblösningar hos svenska myndigheter

Här är min sammanställning över regeringsuppdrag kring portaler och webbplatser till olika svenska myndigheter. Listan visar ett axplock av de regeringsuppdrag som finns redovisade i myndigheternas regleringsbrev och andra regeringsuppdrag. Den är inte komplett, men bör täcka in det mesta. 

• Kommerskollegium, Tillväxtverket och Konsumentverket ansvarar för att utveckla Kontaktpunkten - en länk mellan tjänsteföretagare och myndigheter.
• Länsstyrelsen i Kronobergs län får i uppdrag att samordna Länsstyrelsernas arbete med utveckling av en webbportal för samhällsinformation för att främja integration
• Planerad och samordnad kommunikation är en förutsättning för att öppna jämförelser ska nå ut och användas av målgrupperna. Kommunikationsplanering och målgruppsanalyser ska tas fram. I kommunikationsplaneringen ingår även webbfrågan om en framtida portal för öppna jämförelser för hela socialtjänsten.
• Svenska institutet lanserar på uppdrag av Justitiedepartementet en ny webbportal för att locka arbetskraft till Sverige.
• Inom ramen för "Värdigt liv i äldreomsorgen" etableras en webbaserad kunskapsportal på äldreområdet. 
• Kulturrådet får därför i uppdrag att etablera en portal på nätet som bland annat ska omfatta information om Skapande skola
• Socialstyrelsen får i uppdrag att betala ut bidrag till SKL som ska upprätta en portal för kvalitetsregister inom psykiatrin. Av medlen ska Socialstyrelsen efter rekvisition betala ut 14 000 000 kronor till Sveriges Kommuner och Landsting för att upprätta en portal för kvalitetsregister enligt regeringens beslut nummer I:4 den 24 april 2008. 
• Socialstyrelsen får i uppdrag att att ta fram och ansvara för en webbaserad kunskapsportal samt att utreda portalens utvecklingsmöjligheter. 
• Av medlen ska Socialstyrelsen använda 6 000 000 kronor för att ta fram och ansvara för en webbaserad kunskapsportal enligt regeringens beslut nummer I:3 den 19 november 2009.
• Boverket disponerar 2 000 000 kronor för uppdraget "Informationsportal om boende, byggande och inomhusmiljö".
• Statens energimyndighet ska ta fram en Webbaserad Vindkraftshandbok.
• Statens energimyndighet ska i samråd med Boverket, Energimarknadsinspektionen och Naturvårdsverket och efter samråd med Försvarsmakten, Lantmäteriet, Post- och telestyrelsen, Riksantikvarieämbetet, Sjöfartsverket, SMHI, Svenska kraftnät, Transportstyrelsen, Vägverket samt Länsstyrelserna förvalta och utveckla webbplattformen för alla tillståndsfrågor (Vindlov.se) som kan bli aktuella för vindkraftsutbyggnad. 
• Regeringen har gett Socialstyrelsen i uppdrag att utveckla och ansvara för en webbplats med samlad kunskap kring psykiatri- och äldrefrågor. Målet med webbplatsen är att den ska fungera som en bas för aktuell och relevant kunskap samt som ett pedagogiskt verktyg för att stödja att kunskapen används ute i verksamheterna.
• Skolverket ska särskilt redovisa hur och i vilken omfattning verket arbetar med information om utbildning i Sverige och det svenska utbildningssystemet samt information om yrkesutbildning och yrkeskvalifikationer i Sverige och Europa. I detta ingår bl.a. IT-portalen Utbildningsinfo.se och Nationellt refererenscentrum för yrkesutbildning. Skolverket ska även redovisa det fortsatta arbetet med vidareutveckling och kvalitetshöjande åtgärder avseende IT-portalen Utbildningsinfo.se. Arbetet ska ske i samråd med berörda aktörer.
• Visit Sweden får i uppdrag att ta fram en webbplats för "Sverige – det nya matlandet" liksom en grafisk profil med kompletterande bildpolicy och övriga verktyg/aktiviteter som bedöms vara relevanta. Webbplatsens huvudsakliga målgrupp är svenska och utländska konsumenter och turister. Webbplatsen bör förvaltas och drivas på kommersiell basis. 
• Bolagsverket ska på sin webbplats lämna tydlig och relevant information om myndighetens tjänster och service samt i ett särskilt serviceåtagande ange de mål i form av leveranstider som gäller för företagsregistreringar, företagsinteckningar och ärenden om ersättning till likvidatorer. Bolagsverket ska även på sin webbplats i en särskild avgiftslista tydligt ange de avgifter som myndigheten tar ut i sin verksamhet.
• Statens energimyndighet ska i samråd med Boverket utforma och inrätta en informations- och rådgivningsportal för att främja genomförande av energideklarationer för bostäder och lokaler samt energieffektiviserande åtgärder i enlighet med dessa. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast 15 december 2010. 
• Tandvårdsrådgivning via internet.
• Regeringen beslutade den 8 oktober 2009 att betala ut pengar till SKL för att en informationstjänst på Internet inom cancerområdet ska tas fram. Den ska främst rikta sig till allmänheten. Under perioden fram till hösten 2010 kommer informationstjänsten att byggas upp.

Projektledarens önskelista till projektbeställaren

1. Ge mig mandat i alla personal- och budgetfrågor som rör projektet. Även om du har det formella ansvaret för budget och personal måste du låta mig ha en betydande del i detta arbete.  För dig är det självklart att inte någon annan utser dina medarbetare, det borde det vara för mig också. Jag arbetsleder personerna i mitt projekt, då måste jag vara med och utse dem. Det formella ansvaret får gärna ligga på dig, men ska jag driva projektet måste jag vara med i dina beslut.
2. Var ordentligt insatt i projektet eller ge mig det fulla förtroendet att sköta det. Stora projekt, framförallt webbprojekt, har ofta en mycket komplex kravbild och stora beroenden mellan en mängd aspekter. För att lyckas behövs överblick och tydlighet, och det krävs tid för att vara insatt i alla aspekter. Lägg tillräckligt mycket tid, även för detaljerna, eller låt mig sköta det.
3. Låt mig vara med och utse styrgruppen. I styrgruppen ska man inte sitta för att representera en avdelning, enhet eller specialitet. Man ska sitta där för att man har ett mandat över de resurser som finns i projektet, antingen i form av personalansvar över de inblandade eller i form av budgetansvar. Styrgruppen säkerställer att verksamhetsnyttan av projektet kan uppnås, det är mitt stöd i att leda projektet åt rätt håll. Det är min styrgrupp inte din!
4. Låt mig ha direktkontakt med ledningen och vid behov även med styrelsen. Stora webbprojekt medför kulturella och organisatoriska förändringar. Alla typer av omfattande förändringsprojekt behöver tydligt sanktioneras från högsta ledningen. Högsta ledningen behöver sätta sig in i de kulturella och psykologiska utmaningarna för att kunna stötta projektet hela vägen.
5. Förstå att jag driver ett förändringsprojekt eller affärsutvecklingsprojekt. Inte ett teknikprojekt. Tekniken är en möjliggörare och kräver ofta rätt stora resurser, men utmaningarna ligger i att implementera tekniken i verksamheten och hantera kulturella och personella frågor. Minst 80 % av projektet är människor och organisation, bara 20 % är teknik.
6. Låt mig sköta upphandling och avrop av konsulttjänster åt projektet. Jag behöver inte bara granska utan även driva arbetet med upphandling, eftersom det har så avgörande betydelse för projektet. Det är jag som ska bygga en affärsrelationen med konsultföretagen.