En Definition of Done ska alltid ha en mottagare

En Definition of Done handlar om att ha en gemensam definition för när något är klart i ett projekt. En definition av klart specificerar vad som är en tillräcklig kvalitetsnivå och ser till att vi har samma bild av vad som ska uppnås. Utan en definition av klart kommer man alltför ofta att få missförstånd och scope creep, det vill säga att projektet växer okontrollerat.

5 januari
— Vi behöver ha produktionssättning i mars
— Ok, inga problem!
26 mars
— Nu är det klart!
— Bra, då lanserar vi om en vecka
— Naahh... Först måste vi installera och konfigurera servern. Och sätta upp brandväggen. Och lastbalanseraren.

Vad kan man lära sig av det här?
"Produktionssättning" kan betyda väldigt många saker. I det här fallet har det tolkats som att de fysiska servrarna finns på plats i serverhallen. Men de är inte konfigurerade och programvaran är inte installerad. Lastbalanserare och brandvägg som också måste installeras är inte heller på plats. Dessutom kan man fråga sig om själva webbplatsen som ska driftas på servern är färdigutvecklad? Testad?

Tips: Se till att din definition av klart alltid inkluderar den person som ska ta emot det ni skapat. Till exempel: "Produktionsklart för att externa användare ska kunna testa webbplatsen". Det tvingar alla inblandade att precisera sig och det leder samtidigt till att man får större koppling till verksamhetsnyttan. 

5 skäl varför det är viktigt med projektrum eller scrum-rum

En av de första sakerna jag gjorde när jag tillträdde som projektledare för mitt nuvarande projekt var att skaffa ett projektrum. Det slutade med att vi byggde om delar av en hel våning ;)

Varför är det så viktigt med projektrum?

Jag har drivit projekt helt på distans (mot till exempel utvecklare i Indien), projekt där man bara träffats vid uppstart och avslut och projekt med regelbundna avstämningsmöten. Men oavsett omständigheter är det alltid helt oslagbart att sitta tillsammans, inte bara i samma hus, utan i samma rum.

1. I ett projektrum är det bara att fråga om man undrar något eller kommer att tänka på något. Man behöver inte anstränga sig för att boka möten, ringa telefonsamtal eller gå till nåt annat rum. Det är bara att prata. Spontaneitet är ovärderlig när det gäller att undvika missförstånd.
2. I ett projektrum kan man jobba mer visuellt. Väggarna ska tapetseras av whiteboards, postit-lappar, planer och skisser. Bara att kunna stå framför samma skiss och peka är oslagbart. Och man kan ta en penna och bara kladda på skissen när man förklarar något eller beslutar att ändra något.
3. Ett projektrum gör projektet mer synligt och greppbart för resten av organisationen. Det är lätt hänt att organisationen ser projekt (framförallt IT-projekt) som något man startar och sen bara får ett resultat från. Processen däremellan tänker man oftast inte på, vilket också leder till att man kommer med input för sent eller inte förstår "varför det blev så dyrt". Med ett projektrum får man möjlighet att träffa personerna som jobbar med projektet och man kan lättare förstå vad de gör.
4. Med ett projektrum vet man alltid var man ska gå för att få tag på de som jobbar med projektet. 
5. I ett projektrum få de som jobbar i projektet en gemenskap. De kan komma från olika delar av organisationen och från olika konsultföretag. Men när de har ett gemensamt projektrum, uppstår lättare även en gemensam kultur och det blir tydligare att man jobbar för samma mål.
   

Kulturen i projektrummet ska vara att det är okej att "störa". Det kan ibland vara jobbigt att bli avbruten när man håller på med något, men nyttan överväger av att få transparens mellan alla team-medlemmar och att kunna få frågor besvarade snabbt. Till en viss gräns förstås.

Ett annat sammanhang man använder projektrum i är i politiken.Bill Clinton upprättade ett war-room för att hantera mediefrågor.

Styrning av webbprojekt: Projektstyrning, Effektstyrning, Scrum

Jag har hört några gånger att scrum eller andra agila metoder ersätter mer traditionella projektmetoder som rup, props, eller pps. Det stämmer nog till 90%, många delar i traditionell metodik går bort när man använder scrum. Men en övergripande projektstyrning utöver scrum behövs fortfarande. Jag ser tre nivåer av styrning av webbprojekt:

1. Projektstyrningen fokuserar på att definiera projektets ramar. Istället för en regelrätt projektplan handlar det mer om en "projektdefinition" eller ett "projektupplägg". Dels behöver milstolpar beslutas, som till exempel "Projektdirektiv godkänt", "Förstudie genomförd", "Teamet på plats", "Utvecklingsstopp" eller "Lansering". Dels behöver till exempel en riskanalys och intressentanalys tas fram. Inom projektstyrning lägger jag också att etablera arbetssätt gentemot projektets styrgrupp, det vill säga till exempel förankra att vi kommer att arbeta med effektstyrning och scrum.
2. Effektstyrning går ut på att styra projektet med ständigt fokus på verksamhetsnytta istället för "leverabler" eller "krav". Den nytta som projektet ska skapa kartläggs i en resonemangskedja från syftet med tjänsten som ska tas fram, till målgrupperna som ska använda tjänsten, deras användningsmål och slutligen åtgärder som behöver vidtas. Varje steg prioriteras så att kartan blir ett stöd för projektgruppen och för styrgruppen för att följa och styra projektet. (Exempel på effektkarta finns på Socialstyrelsens utvecklingsblogg).
3. Scrum (eller nån annan agil metod) är den operativa styrningen av projektet. Det handlar om att ha alla kompetenser samlade, planera för högst några veckor i taget och visualisera arbetet så mycket som möjligt. På så sätt uppstår verksamhetsnyttan inom de ramar som definierats för projektet.

Någon som har ett likande upplägg?

Definition of Done: How to Test

Först en mycket kort historisk återblick för att förstå vad Definition of Done (DoD) handlar om. I jordbrukssamhället var det ofta uppenbart när ett arbetet var slutfört. När åkern var plöjd var man klar och kunde ta itu med nästa uppgift eller med gott samvete gå hem för dagen.

Så fungerar det inte i informationssamhället. Allt kunskapsarbete lider av att det aldrig tycks ta slut, det kan alltid göras lite bättre och det är svårt att veta när det egentligen är "klart". Blir det överhuvud taget nånsin klart?

Därför är Definition of Done en helt avgörande del i Scrum och andra agila projektmetoder. För att styra projektet framåt behöver man definiera när respektive uppgift, sprint eller projekt är klart. Definition of Done är helt enkelt en checklista över vad som ska vara klart. Jag har bland annat använt den här varianten:

Definition of Done (exempel från offentlig sektor)

• Kod testad
• Användningstestat
• Fel åtgärdade
• Utvärderat så att kraven för tillgänglighet för människor med funktionsnedsättning uppnås (Verva nivå 1)
• Koden validerad enligt W3C
• Modul-dokumentation upprättad/uppdaterad

Men hur man upprättar en Definition of Done är inte självklart och i praktiken kommer den säkert att förändras under projektets gång. Två utmaningar jag tycker återkommer är att:

• man måste få samsyn på vad Definition of Done innebär och förståelse för varje punkt. Det räcker inte att man förstår "sin del" eftersom de nästan alltid hänger ihop.
• det är ofta i avgränsningen av uppgifter, funktioner, sprintar eller delmål som komplikationerna uppstår. Checklistan ovan är ganska meningslös om man inte vet ifall "Gör det möjligt att skicka nyhetsbrev" även inkluderar "Nyhetsbreven ska kunna innehålla bilder".

Bättre Definition of Done med How-to-test och förändring på scrum-väggen

I nästa projekt kommer jag att prova två åtgärder för att bättre hantera dessa svårigheter.

• Arbeta med konceptet "How-to-Test" som alternativ eller komplement till Definition of Done. Genom att fokusera mer på hur något ska testas uppnår man flera saker: det är ett mer visuellt sätt att beskriv vad som ska åstadkommas, det är något som alla medlemmar i gruppen har lättare att ta till sig och det för arbetet mycket närmre den affärsnytta som projektet ska skapa.
• Se till att alla steg i Definition of Done också har en motsvarighet på scrumväggen. Den traditionella indelningen av en scrumvägg är Ej påbörjat, Pågående, Avslutat. Till detta kanske man ska lägga till exempel Klart för test och utvärdering och Testat och utvärderat?