5 skäl varför det är viktigt med projektrum eller scrum-rum

En av de första sakerna jag gjorde när jag tillträdde som projektledare för mitt nuvarande projekt var att skaffa ett projektrum. Det slutade med att vi byggde om delar av en hel våning ;)

Varför är det så viktigt med projektrum?

Jag har drivit projekt helt på distans (mot till exempel utvecklare i Indien), projekt där man bara träffats vid uppstart och avslut och projekt med regelbundna avstämningsmöten. Men oavsett omständigheter är det alltid helt oslagbart att sitta tillsammans, inte bara i samma hus, utan i samma rum.

1. I ett projektrum är det bara att fråga om man undrar något eller kommer att tänka på något. Man behöver inte anstränga sig för att boka möten, ringa telefonsamtal eller gå till nåt annat rum. Det är bara att prata. Spontaneitet är ovärderlig när det gäller att undvika missförstånd.
2. I ett projektrum kan man jobba mer visuellt. Väggarna ska tapetseras av whiteboards, postit-lappar, planer och skisser. Bara att kunna stå framför samma skiss och peka är oslagbart. Och man kan ta en penna och bara kladda på skissen när man förklarar något eller beslutar att ändra något.
3. Ett projektrum gör projektet mer synligt och greppbart för resten av organisationen. Det är lätt hänt att organisationen ser projekt (framförallt IT-projekt) som något man startar och sen bara får ett resultat från. Processen däremellan tänker man oftast inte på, vilket också leder till att man kommer med input för sent eller inte förstår "varför det blev så dyrt". Med ett projektrum får man möjlighet att träffa personerna som jobbar med projektet och man kan lättare förstå vad de gör.
4. Med ett projektrum vet man alltid var man ska gå för att få tag på de som jobbar med projektet. 
5. I ett projektrum få de som jobbar i projektet en gemenskap. De kan komma från olika delar av organisationen och från olika konsultföretag. Men när de har ett gemensamt projektrum, uppstår lättare även en gemensam kultur och det blir tydligare att man jobbar för samma mål.
   

Kulturen i projektrummet ska vara att det är okej att "störa". Det kan ibland vara jobbigt att bli avbruten när man håller på med något, men nyttan överväger av att få transparens mellan alla team-medlemmar och att kunna få frågor besvarade snabbt. Till en viss gräns förstås.

Ett annat sammanhang man använder projektrum i är i politiken.Bill Clinton upprättade ett war-room för att hantera mediefrågor.