Tre revolutionerande saker för en stor organisation med mycket tradition

Min uppgift hos min nya arbetsgivare är att modernisera synsätt och arbetssätt för att "föra oss in i den moderna världen". Här är tre områden jag tänker börja med:

1. Se till att avskaffa alla blockeringar av åtkomsten till internet. I dagsläget är så gott som hela sociala webben och stora delar av det som kan anses vara web 2.0 blockerat för samtliga anställda. Youtube, Facebook, LinkedIn, Blogger etc är spärrade. (Ok, några spärrar kan få vara kvar, typ sidor som sprider skadliga programvaror). √ KLART
2. Starta en utvecklingsblogg. Definitivt internt, men helst externt. Det måste gå att stå för större öppenhet och transparens in i pågående projekt. Samtidigt ger det engagemang och delaktighet.
3. Anordna en "project camp". I sann web camp-anda vore det enormt befriande att låta människor från olika delar av organisationen träffas under öppna och informella former för att utbyta idéer och helst även skapa något tillsammans. (InternetWorld skrev föresten apropå att göra  camps internt.)

Definition of Done: How to Test

Först en mycket kort historisk återblick för att förstå vad Definition of Done (DoD) handlar om. I jordbrukssamhället var det ofta uppenbart när ett arbetet var slutfört. När åkern var plöjd var man klar och kunde ta itu med nästa uppgift eller med gott samvete gå hem för dagen.

Så fungerar det inte i informationssamhället. Allt kunskapsarbete lider av att det aldrig tycks ta slut, det kan alltid göras lite bättre och det är svårt att veta när det egentligen är "klart". Blir det överhuvud taget nånsin klart?

Därför är Definition of Done en helt avgörande del i Scrum och andra agila projektmetoder. För att styra projektet framåt behöver man definiera när respektive uppgift, sprint eller projekt är klart. Definition of Done är helt enkelt en checklista över vad som ska vara klart. Jag har bland annat använt den här varianten:

Definition of Done (exempel från offentlig sektor)

• Kod testad
• Användningstestat
• Fel åtgärdade
• Utvärderat så att kraven för tillgänglighet för människor med funktionsnedsättning uppnås (Verva nivå 1)
• Koden validerad enligt W3C
• Modul-dokumentation upprättad/uppdaterad

Men hur man upprättar en Definition of Done är inte självklart och i praktiken kommer den säkert att förändras under projektets gång. Två utmaningar jag tycker återkommer är att:

• man måste få samsyn på vad Definition of Done innebär och förståelse för varje punkt. Det räcker inte att man förstår "sin del" eftersom de nästan alltid hänger ihop.
• det är ofta i avgränsningen av uppgifter, funktioner, sprintar eller delmål som komplikationerna uppstår. Checklistan ovan är ganska meningslös om man inte vet ifall "Gör det möjligt att skicka nyhetsbrev" även inkluderar "Nyhetsbreven ska kunna innehålla bilder".

Bättre Definition of Done med How-to-test och förändring på scrum-väggen

I nästa projekt kommer jag att prova två åtgärder för att bättre hantera dessa svårigheter.

• Arbeta med konceptet "How-to-Test" som alternativ eller komplement till Definition of Done. Genom att fokusera mer på hur något ska testas uppnår man flera saker: det är ett mer visuellt sätt att beskriv vad som ska åstadkommas, det är något som alla medlemmar i gruppen har lättare att ta till sig och det för arbetet mycket närmre den affärsnytta som projektet ska skapa.
• Se till att alla steg i Definition of Done också har en motsvarighet på scrumväggen. Den traditionella indelningen av en scrumvägg är Ej påbörjat, Pågående, Avslutat. Till detta kanske man ska lägga till exempel Klart för test och utvärdering och Testat och utvärderat?

Lyckas med webbprojekt: (1) Se till att alla har samma målbild

Dags att revidera den traditionella projekt-triangeln

Projekttriangeln är en av grundbultarna i klassisk projektmetodik. Tid ("jag vill att det ska gå snabbt"), pengar ("jag vill ha det billigt") och resultat ("jag vill att det ska bli bra") blir var sin sida i en triangel för att visa på beroendena mellan de tre enheterna. Poängen är förstås att förändras budget så påverkas de båda andra, och så vidare.

Jag tycker att modellen har brister när den tillämpas i moderna projekt, till exempel webbprojekt. Kraven och verkligheten förändras och "resultat" blir ett för trubbigt mått. Jag föreslår därför istället en projektromb.

Tid och pengar är samma enheter som i den traditionella projekttriangeln, men resultat har delats in i kvalitet och omfång. Om kvalitet handlar om hur bra en funktion fungerar ("jag vill att det ska bli bra") så handlar omfång om hur många funktioner som finns ("jag vill ha mycket av 'det'"). Att göra en distinktion mellan kvalitet och omfång är väldigt viktigt i webbprojekt eftersom vi ofta ställs inför valet att förbättra en funktionalitet mer och mer eller att låta det vara och fokusera på att bygga nästa funktionalitet.

Jag har använt en projektromb i två projekt. Det kan se ut till exempel så här:

• Kvalitet framför omfång – vi levererar färdigställda och kvalitetssäkrade resultat stegvis, mängden resultat kan skäras ner.
• Kalendertid framför budget – måste vi välja så utökar vi budgeten, inte kalendertiden.

Svininfluensa på facebook

Jag är skeptisk till Socialstyrelsens försök att använda social medier för att få fler att vaccinera sig mot svininfluensan. Att bara dela en badge är inte att använda sociala medier. Jag räknade till knappt 100 tweets om kampanjen sedan den drog igång för en vecka sen. Och på Facebook har jag inte sett till kampanjen alls, föga förvånande.

På Facebook finns däremot flera grupper som är mot vaccination mot svininfluensa. De har alltifrån två medlemmar till drygt 1400. Märkligt nog ger de allra flesta ett väldigt oseriöst och konspirationsteoretiskt intryck (det går ju att vara mot vaccinering utan att man behöver tro att regeringen infört svininfluensan för att stimulera ekonomin under kristiden eller att WHO vill ta över världen!).

Jag tycker inte att man som myndighet ska oroa sig så mycket för att jobba med sociala medier. Men ska man jobba med sociala medier måste man göra det på de sociala mediernas villkor.

• Var personlig. Sociala medier bygger på ett personligt tilltal och en personlig relation till den som ligger bakom budskapen. Kampanjsajten nejtillsvininfluensan.se har visserligen ett rätt avslappnat språk, men den är inte på något sätt personlig.
• Börja från gräsrotsnivå och bygg uppåt. Kampanjen bygger på att man först driver trafik via traditionella medier till kampanjsajten. Väl där kan besökarna dela innehållet via sina nätverk. Problemet är att sociala medier i hög utsträckning fungerar tvärtom: Skapa ett engagemang "underifrån" som så småningom kanske når de traditionella medierna. Den uppmärksamhet man fått handlar dessutom nästan bara om det faktum att Socialstyrelsen vågar prova sociala medier, snarare än om sakfrågan.  
• Var öppen, tillåt diskussion och visa vad andra skriver. Kampanjsajten består av två sidor i flash. Den är som en återvändsgränd och tillåter ingen som helst interaktivitet. Ett minimum skulle vara att till exempel ha en feed med de inlägg som skrivs om kampanjen.

För några dagar sen skapade jag gruppen Jag vaccinerar mig mot svininfluensan för att skydda gravida, småbarn och sjuka på Facebook. Återkommer med rapport om det... ska bli spännande att se om tillväxttakten håller i sig (se diagrammet).

Slaget om startsidan, fler orsaker

Fler bakomliggande orsaker till att Slaget om startsidan uppstår:

• Svårt att se helheten. Även detta är väl ett naturligt mänskligt beteenden; vi ser det som ligger oss närmast och har svårt att sätta oss in i annat. En webbplats som socialstyrelsen.se har över 10.000 sidor, ändå
• Utifrån-in. Det är generellt svårt att tänka utifrån-in, framförallt i stora organisationer och framför allt när man inte varit marknadsutsatt.
• Allt tvingas vara på samma plats. Webben är unik genom att den ofta framhäver de inneboende olikheter och konflikter som finns inom en organisation. Skapar man en broschyr så är man begränsad till ett visst antal sidor och till ett eller ett fåtal ämnen i taget, har man mer så delar man upp innehållet i olika broschyrer. På webben tvingas allt alltid att vara tillsammans, det går inte att skilja på ämnen och områden på samma handfasta sätt som man kan i tryckta medier.
• Information Overload. Man har i de allra flesta fall helt enkelt alldeles för mycket information. På socialstyrelsen.se minskade vi antalet sidor från cirka 15.000 till cirka 10.000 och kunde förmodligen har gått ännu längre. Man får tänka på att det finns en proportion mellan mängden information och hur väl man lyckas.
• Konflikt mellan organisationens syfte och målgruppens beteende. Socialstyrelsens är en normerande verksamhet, vi ska till exempel bestämma vilka begrepp som ska användas. Det heter Nya influensan A(H1N1), det heter inte Svininfluensa. Vill vi på allvar föra ut budskapet att det heter Nya influensan A(H1N1) så måste vi förstås själva använda det begreppet. Problemet är att ingen söker efter det, eftersom det för allmänheten är känt som Svininfluensa.
• Rädd för att välja bort saker. Det är alltid svårt att välja bort. Det är nog ett problem som alla ställs inför i olika vardagssammanhang; det är lättare att köpa nytt än att slänga gammalt.

socialstyrelsen.se är Sveriges 4:e bästa myndighetssajt

När vi startade projektet med att göra om socialstyrelsen.se satte vi upp som vision att bli Sveriges bästa myndighetswebbplats 2012. Vi har genomfört en väldigt stor förändring av webbplatsen, men bakom det ligger ännu större förändringar av arbetssätt och synsätt internt. Vi har till exempel gått från cirka 150 personer med behörighet att redigera på webben till cirka 20, för att på så sätt professionalisera och fokusera arbetet.
Med en helt ny webbplats och dessutom en helt ny organisation är det mycket som behöver "sätta sig" och trimmas in.

Vi blev därför väldigt glatt överraskade av att redan två månader efter lansering nomineras till InternetWorlds lista över Sveriges 100 bästa sajter. Igår ägde prisutdelningen rum och socialstyrelsen.se hamnade på plats 63. Redan nu ligger bara tre myndigheter före på listan, så utsikterna är goda att vi uppnår visionen.

– Det är verkligen roligt! Projektgruppen har lagt ner enormt mycket arbete på webbplatsen och här ser vi resultat, säger generaldirektör Lars-Erik Holm. De har också gått före oss andra. De bröt upp stuprören när vi bara hade börjat fundera på omorganisationen, och gick till ett utifrån och in-perspektiv. Ett arbete som kanske inte var så tacksamt internt alltid men som lönade sig.

Se hela listan hos InternetWorld.

Socialstyrelsen provar sociala medier

Socialstyrelsen ligger bakom kampanjen Nej till svininfluensan och försöker därigenom nå målgruppen 18-24 via Facebook och Twitter. Socialstyrelsens pressmeddelande.

Oron har varit stor för om man vågar ge sig ut i sociala medier. Man har oroat sig för att en sån kampanj kan uppfattas som "storebror-staten-som-övervakar-oss". Man har också oroat sig för till exempel timing av kampanjen, det kan vara känsligt att gå ut med budskapet att man ska vaccinera sig samtidigt som det är brist på vaccin. Och man har oroat sig för att förlora kontrollen, "tänk om de [användarna] sprider felaktiga budskap".

Ett steg i rätt riktning, men nu ska det bli intressant att se om det lyckas. Jag är lite tveksam till upplägget, man kan dela badgen och berätta om varför man själv ska vaccinera sig – men räcker det för att få folk att engagera sig och hur kan det uppfattas?

Sociala objekt gäller inte bara "sociala medier"

Sociala objekt är ett mycket intressant koncept som blev stort för några år sen tack vare Jyri Engeström, Jaikus grundare. Grundidén är att "social" (i till exempel "sociala medier") inte bara betyder "människor tillsammans", utan mer handlar om vad som för dessa människor samman.

“The Social Object, in a nutshell, is the reason two people are talking to each other, as opposed to talking to somebody else.” -- Hugh Macleod (cred Kyle Mathews)

Tittar man på lyckade sajter som Youtube, Flickr eller del.icio.us så kan man i många fall identifiera ett tydligt socialt objekt, det som allt (eller i alla fall nästan allt) annat kretsar kring. För Youtube är det videon, för Flickr är det fotot och för del.icio.us är det bokmärket.

Hittills har konceptet mest använts för sociala webben, men jag tycker att det är ett väldigt intressant synsätt även för andra sajter. Genom att fokusera på ett socialt objekt, även om sajten i sig inte är "social" skapar man tydlighet i arbetet och kan få fram en bättre sajt. Applicerar man det på till exempel Socialstyrelsens webbplats så skulle det sociala objketet troligen vara "ställningstaganden", det vill säga kort och gott Socialstyrelsens åsikter om hur vården och socialtjänsten ska bete sig. Syftet med socialstyrelsen.se är definierat som "Öka följsamheten till Socialstyrelsens ställningstaganden om hur vården och socialtjänsten uppnår god kvalitet". Bakom detta ligger en analys om att det som Socialstyrelsen gör och som målgrupperna förväntar sig att få, är att ta ställning tilll vad som fungerar bra och dåligt i vården och socialtjänsten. Skulle vi ha kommit längre i att erbjuda kommentarsfunktionalitet och diskussionsfunktionalitet på webbplatsen så hade det varit ställningstagandena som var samtalsämnet.

Man kan fråga sig om konceptet även håller för sajter som aftonbladet.se, allabolag.se eller wikipedia.com. Här är några möjliga sociala objekt:

Lite mer om sociala objekt:

Microblogging: Tiny social objects. On the future of participatory media

View more documents from Jyri Engeström.

Ok, jag gör väl ett gantt-schema då

En del före detta kollegor har hört mig säga att gantt-scheman sällan är nödvändiga i praktiken. Gantt-scheman togs fram för enormt stora byggnadsprojekt (typ Hoover-dammen) i en tid då IT och internet inte ens var påtänkta. Henry Gantt var kollega med Frederick Taylor, löpande bandet-principens fader -- och det är väldigt långt ifrån hur man bedriver ett webbprojekt.

Men jag får erkänna att jag ägnat de senaste dagarna åt ett klassiskt gantt-schema. Dels för att kartlägga beroenden i projektet (valet av utvecklingsplattform måste till exempel göras före utvecklingsstart). Dels för att det är ett pedagogiskt och bra sätt att få acceptans för milstolpar och tidsplan.

Det sätter också det agila arbetssättet i ett sammanhang. Man ser hela projekttiden på en tidslinje och man ser en mängd olika aktiviteter med vissa beroenden. Men den största aktiviteten i gantt-schemat motsvarar över 90% av resurserna som läggs ner i projektet. Den kommer inte att brytas ner i mindre delar.

Slaget om startsidan

Sista dagen som ordförande för Socialstyrelsens webbråd. Det har slagit mig många gånger i webbrådet hur mycket tid vi lägger på diskussioner om webbplatsens startsida. Startsidan på socialstyrelsen.se är inte vår viktigaste sida, ändå får den så mycket fokus.

• Startsidan är den mest besökta sidan på socialstyrelsen.se. Men andelen besökare som kommer direkt till en undersida utan att passera startsidan ökar för varje år och den trenden kommer att hålla i sig.
• Nästan alla besökare har ett bestämt syfte med sitt besök, de är ute efter en specifik sida eller funktion. Målet för deras besök är alltså en undersida, inte startsidan.
• Startsidans funktion är därför att så snabbt som möjligt slussa besökarna vidare till undersidor. "Startsidan är inte där man hänger" var ett tidigt ställningstagande i interaktionsdesignen för webbplatsen.

De bästa insatserna vi kan göra för att förbättra webbplatsen för besökarna är att optimera de viktigaste undersidorna. Materialet om Nya influensan A(H1N1), om reglerna för sjukskrivning samt Socialstyrelsens författningssamling tillhör det absolut mest efterfrågade. Ändå lägger vi så mycket fokus på startsidan.

Jag pratade om problemet med övertron på startsidan på Offentliga rummet i våras under rubriken "Slaget om startsidan". Det handlade om problemet med att förmå organisationer att förstå hur webben fungerar, till exempel att startsidan inte är det viktigaste att tänka på. Men även vi själva som jobbar med webben behöver påminnas om detta, det är väldigt lätt att halka tillbaka till diskussioner om startsidan när det egentligen finns mycket viktigare saker att fokusera på.

Det finns många orsaker till att Slaget om startsidan uppstår:

• Samarbeta över avdelningar är generellt svårt i stora organisationer. Det handlar om prestige, maktkamp och hierarkier.
• Tron att "Syns vi inte, så finns vi inte" är djupt rotad. Att synas är ett grnudläggande mänskligt behov som bottnar ända ner i själva existensen, är man inte med så känner man sig hotad.
• Det finns en övertro på logiskt sammanhang. "Logik" och enhetligt är viktigt för att skapa förståelse, men andra faktorer är ännu viktigare. Finns det Äpplen och Apelsiner på startsidan så vill vän av ordning även ha Päron, Plommon och Meloner där, "de är ju också frukter". Eller omvänt, finns det bara olika Äpplen så kan man inte tänka sig att lägga in ett päron. På webben är det i första hand besökarnas behov som måste avgöra, inte "logik".
• Låg förståelse för webben. Webben är väsentligen ett pull-medium, det vill säga det är läsarna som "drar" till sig den information de är intresserade av (till skillnad fårn ett push-medium som TV där tittarna har mycket små möjligheter att styra). Vill vi som organisation få ut ett budskap så måste vi jobba med att få besökarna att själva söka upp det.

Fler inlägg om Slaget om startsidan kommer...  finns här.

En relation är inte mindre verklig för att den finns på internet

Varje år ger World Internet Institute ut en rapport om svenskarnas internetvanor. Där tittar man bland annat på hur internet används och vilka skillnader som finns på ålder och kön. Rapporten innehåller mycket intressant!

En sak jag tycker är märklig är att World Internet Institute (liksom många andra) fortfarande bitvis har kvar den förlegade synen att internet inte är "personligt". Jag var med och skrev en uppsats för snart tio år sen som handlade bland annat om hur internet tillskrivs egenskaper som "artificiell" och "overkligt". Jag tycker fortfarande att det är en märklig syn – en relation är inte mindre verklig för att den finns på internet.

Diagrammet visar ett exempel där man tydligt skiljer på "internet" och "personliga kontakter". Jag har mängder med personliga kontakter på internet. Jag träffar folk på internet. Att jag inte kan ta i dem fysiskt gör dem inte mindre personliga.

Projektutvärdering socialstyrelsen.se

Nu när det gått en månad sedan projektet avslutades är det dags att se lite kort i backspegeln på hur vi lyckats.

1. Vi lanserade i tid.
   Vi lanserade på minuten enligt plan, den 9/9-2009 kl. 9:09 ;)
   
   Från ett projektledarperpektiv kan jag konstatera att deadlinen har varit en mycket viktig framgångsfaktor. Under hela den här tiden har det varit uppenbart att personer utanför projektet som behöver vara med i processen bara ger sin uppmärksamhet inför en mycket nära stundande deadline. Tack vare den skarpa deadlinen har vi även undvikit att frågor skjuts upp och kunnat tvinga organisationen att prioritera bland de tusentals krav och behov som finns.
   
   
2. Vi lanserade (nästan) inom budget.
   Projektet har överskridit budget med cirka 6,5% (500') vilket får ses som ett gott resultat.
   
   Vi har arbetat enligt en modell där planering av projektet görs successivt och resurserna kan förändras i tre-veckors-intervaller. Från det perspektivet är det avgörande att hela tiden veta hur mycket tid och pengar som är kvar för att kunna fatta rätt beslut om resurstilldelning för nästa tre-veckors-period. Vi hade behövt bättre verktyg för att göra denna uppföljning ännu mer korrekt.
   
   
3. Vi lanserade rätt saker.
   Projektet hade flera syften, baserat på användarnas behov, problemen med tidigare webbplats och de krav som finns på oss som myndighet. Det handlar om att göra det lättare att hitta på webbplatsen, öka flexibiliteten för de som jobbar med webben, samt öka tillgängligheten för människor med funktionsnedsättning.
   
   Det är lite för tidigt att bedöma de faktiska effekterna av arbetet, men det mesta pekar på att de lösningar vi skapat fungerar mycket bra. Nu är vi i förvaltningsfas och det är då effekterna kommer att realisera. Vi återkommer med mätningar allteftersom.